1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.
La Asociación Colombiana de Otorrinolaringología, Cirugía
de Cabeza y Cuello, Maxilofacial y Estética Facial,
(en adelante la ACORL) desde sus inicios como organización sin ánimo de lucro, ha recaudado datos personales, y continúa recaudándolos, de asociados, residentes, proveedores, empleados e interesados en hacer
parte de las actividades de educación médica continua organizadas por la ACORL, así como
en lo que respecta al fomento, prevención y
rehabilitación de la salud en Otorrinolaringología,
cirugía de cabeza y cuello, maxilofacial y estética facial dirigida a la población
general.
Para garantizar los derechos constitucionales y legales
de las personas que han tenido a bien
suministrarnos sus datos y de quienes nos los suministrarán en el futuro, La
ACORL adopta las siguientes políticas
de tratamiento de datos personales, en los términos de la ley 1581
de 2012 y Decretos reglamentarios y/o disposiciones complementarias.
2. ÁREA O PERSONA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El responsable del tratamiento de los datos personales
suministrados es La Asociación Colombiana de Otorrinolaringología,
Cirugía de Cabeza y Cuello, Maxilofacial y Estética Facial (la ACORL) Nit. 860.020.088-3, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., en
la calle. 123 No.
7 - 07, oficina 608, con los siguientes números
telefónicos: (571) 619 4809 y
(571) 619 4702.Si
desea más información comuníquese directamente al correo electrónico: gerente@acorl.org.co
3.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD
DEL MISMO
El tratamiento al cual serán sometidos los datos
recaudados y las autorizaciones que por estos la Ley advierte,
será almacenado en las bases de datos de La Asociación Colombiana de Otorrinolaringología, Cirugía
de Cabeza y Cuello, Maxilofacial y Estética Facial (la ACORL) y permanecerán bajo su amparo en condiciones de seguridad y confidencialidad.
Sólo los funcionarios de la ACORL tendrán la autorización de acceder a esta información y por ningún motivo se
vulnerará la privacidad del titular o se manipulará la información de
acuerdo a la Ley.
Los datos y las autorizaciones de tratamiento de los
mismos, se recaudarán por medios electrónicos
(Página Web oficial de la ACORL: www.acorl.org.co) y correo electrónico
directo por parte de los titulares de los datos.
Así como telefónicamente, verbalmente o por escrito.
En eventos académicos organizados por la ACORL o por
terceros, donde el personal debidamente
identificado como funcionario de la ACORL pedirá a los titulares los datos y autorizaciones reglamentados en la Ley y necesarios para los temas descritos anteriormente.
La ACORL dejará claro a los titulares al momento de
querer libremente suministrar sus datos,
que estos podrán ser actualizados en los eventos que tenga
la asociación en todo caso el titular de los datos podrá ejercer los derechos que le confiere
la Ley.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En
el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de
manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de
Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad regulada que debe sujetarse a lo
establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b)
Principio
de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la
cual debe ser informada al Titular.
c)
Principio
de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con
el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d)
Principio
de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento
debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida:
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones de la ley la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento, se deberá manejar
con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación
con alguna de las labores que comprende
el tratamiento.
5. FINALIDAD DE LOS DATOS RECOLECTADOS:
1. Envío de documentos relacionados con los
servicios que ofrece la ACORL a todos sus asociados, residentes e interesados.
2. Notificaciones
y requerimientos a los que haya lugar, dirigidos expresamente a un Asociado.
3. Análisis cuantitativo y cualitativo de la
información, en el caso de estudios o informes
organizados por la Asociación en aras del mejoramiento
continuo de sus servicios.
4. Envío de felicitaciones y congratulaciones en fechas especiales que atañen a la especialidad, al ejercicio médico o al particular.
5. Envío de boletines
informativos por correo electrónico o en físico,
informando a los Asociados,
residentes e interesados sobre eventos académicos, noticias e información gremial
o social relevante.
6. Destinar por cualquier medio, información sobre
incentivos a los asociados, residentes e interesados de la ACORL en lo que respecte a la venta
de talleres o cursos organizados por
la Asociación.
7. Remisión de comunicados urgentes sobre información que requiera de la acción
inmediata de los servicios
ofrecidos por la ACORL.
8. Enviar encuestas para la
percepción o satisfacción de los servicios
ofrecidos por la ACORL.
9. Envío por
correo físico de la Revista científica de la ACORL.
10. Ejecución de procesos
de selección, evaluación y vinculación laboral.
11. Registrar la información de empleados y proveedores de acuerdo con el objeto social de la ACORL.
12. Las autorizaciones otorgadas
por el titular de los datos o descritos en el aviso de privacidad respectiva según sea el
caso.
13. Disposición al público general para facilitar la búsqueda de especialistas en otorrinolaringología que hacen
parte de la asociación.
6.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOSPERSONALES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
Los
titulares de los datos suministrados a la ACORL, podrán consultar la
información consignada en las bases de datos (BBDD), pudiendo
también actualizar, rectificar y suprimir
información allí resguardada, enviando un correo electrónico al área o persona responsable del tratamiento de los datos (Punto 2) solicitando
cualquiera de estos. Así mismo, en
caso de tratarse de los boletines electrónicos informativos, tanto para los Asociados, residentes, interesados, estos
podrán eliminar su suscripción por medio de un
enlace ubicado al final de cada plantilla del boletín de forma
individual y sin tener que recurrir a la ACORL o al responsable de los
datos.
7.
DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a)
Conocer, actualizar y rectificar
sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento
esté expresamente prohibido o
no haya sido autorizado.
b)
Solicitar prueba de la
autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c)
Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del
uso que le ha dado a sus
datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en
el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
f)
Acceder en forma gratuita
a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO.
ACORL define los siguientes deberes para el tratamiento de datos personales y se compromete a cumplirlos de acuerdo a la normatividad vigente:
a)
La ACORL Garantizara al Titular,
en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b)
De solicitar y conservar, en las
condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización
otorgada por el Titular;
c)
De Informar debidamente al Titular
sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada;
d) De conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
e) De rectificar la información cuando
sea incorrecta.
f)
De tramitar las consultas
y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente política.
g) De adoptar políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente política
y en especial, para la
atención de consultas y reclamos.
h) De informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
i) De informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
j)
De cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. AREA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: La gerencia de la ACORL será la responsable de atender las
peticiones, quejas y reclamos que
presenten los titulares de los datos
en el ejercicio de los derechos contemplados
en el presente punto. Para tal efecto el titular de los datos tiene a su disposición los siguientes medios:
correo electrónico gerente@acorl.org.co tel. 6194702 o personalmente a la dirección CL 123 # 7-07 OF.608 en
la ciudad de Bogotá.
ESTA
POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCION DE DATOS
ESTÁ SUJETO A CAMBIOS SIN
PREVIO AVISO, REVISELO PERIÓDICAMENTE ANTE CUALQUIER INQUITEUD POR MEDIO DE
LA PÁGINA WEB DE LA ACORL www.acorl.org.co
La presente
política rige a partir
de junio de 2016
STEVE AMADO GALEANO
Representante legal
ACORL
Junio 06
de 2016